I. Fragestellung
Wie kann in einer Hongkong Gesellschaft ein Direktor von seinem Posten/ seiner Funktion als Direktor zurücktreten oder enthoben werden, wenn er entweder:
direkt in einem Board Meeting den Rücktritt erklärt, bzw. er seinen Rücktritt schriftlich erklärt, oder
er nicht freiwillig zurücktreten will,bzw. die anderen Direktoren oder Gesellschafter ihn schnellstmöglich abberufen wollen.
II. Beurteilung
a) Der Direktor tritt freiwillig bzw. aus eigenem Willen zurück.Der Direktor einer Hongkong Gesellschaft kann grundsätzlich jederzeit durch
Erklärung gegenüber der Gesellschaft von seinem Posten zurücktreten. Hierfür ist nach Section 464 (1) der Hong Kong Companies
Ordinance ausreichend, dass er der Gesellschaft gegenüber erklärt, dass er seinen Posten aufgibt.
Diese Erklärung kann entweder schriftlich gegenüber der Gesellschaft erfolgen (durch einen sog. „Resignation letter“). Der Direktor kann diese Erklärung auch gegenüber den anderen Board Mitgliedern in einem Board Meeting mündlich abgeben.
Beide Möglichkeiten entfalten die gleiche Rechtswirkung. Hierbei kann der Direktor erklären, dass sein Austritt mit sofortiger Wirkung erfolge, oder er kann seinen Austritt mit Wirkung zu einem späteren Zeitpunkt erklären. Zu beachten ist aber, dass diese Erklärung nicht zurück genommen werden kann.
Mit dieser Erklärung gegenüber der Gesellschaft bzw. den anderen Direktoren ist der Direktor grundsätzlich im Innenverhältnis von seinem Amt frei geworden. Allerdings sind in diesem Zusammenhang die Umstände des Einzelfalles zu beachten, da sowohl in den Articles of Association als auch in einer vertraglichen Vereinbarung geregelt werden kann, dass ein Rücktritt nicht vor Ablauf einer bestimmten Zeit erfolgen
kann. Dann kann der Director zwar aufgrund der Vertragsfreiheit trotzdem zurück treten, macht sich dann aber eventuell Schadensersatzpflichtig.
Die Gesellschaft hat im Falle eines wirksamen Rücktritts das Formular D2A an das „Companies Registry“ (Handelsregister) zu übermitteln, in dem erklärt wird, dass der Direktor ausgeschieden ist. Übersendet die Gesellschaft das Dokument nicht, oder hat der zurücktretende Director berechtigte Zweifel daran, dass die Gesellschaft dies tun wird, so kann er selbst tätig werden und seinen Rücktritt von seinem Posten dem
Companies Registry gegenüber durch das Formular D4 (samt seinem Resignation Letter) selbst erklären.
Nach Abgabe des Formulars D2A, bzw. D4und der Eintragung der Änderung beim Handelsregister ist der Direktor auch im Außenverhältnis ausgeschieden.
b) Wie lange dauert es bis der Direktor tatsächlich ausgeschieden ist?
Mit Abgabe der Erklärung (Resignation Letter), bzw. nach Ablauf der darin angezeigten Frist, ist der Direktor im Innenverhältnis ausgeschieden. Im Außenverhältnis bleibt er solange im Amt, bis das Formular D2A, bzw. D4 an das „Companies Registry“ übermittelt ist und der Austritt beim
Handelsregister eingetragen sind.
c) Welche Dokumente werden benötigt?
Von Seiten des austretenden Direktors ist die Austrittserklärung (Resignation Letter) ausreichend, daneben werden für das Companies Registry noch die oben genannten Formulare D2A bzw. D4 benötigt. d) Der Direktor soll gegen seinen Willen aus seinem Amt entfernt werden
Ein Direktor kann gemäß Section 462 (1) der Companies Ordinance auch gegen seinen Willen vor Ablauf seines Vertrages von seinem Amt abberufen werden. Diese gesetzliche Regel ist nicht abdingbar. Hierzu bedarf es eines Beschlusses entweder der Gesellschafter oder der übrigen Direktoren. Formell ist zu beachten, dass der Direktor vor Beschlussfassung hierüber informiert wird und ihm auf der Versammlung, auf der der Beschluss über sein Ausscheiden gefasst wird, die Möglichkeit zur Stellungnahme gegeben wird. Wird ihm diese Möglichkeit
nicht eingeräumt, so können eventuell Schadensersatzansprüche gegen die Gesellschaft entstehen. Zusätzlich muss dem Director die Möglichkeit gegeben werden bereits im Vorfeld schriftlich Stellung in angemessener Länge zu nehmen. Diese Stellungnahme muss in der Regel (soweit sie nicht zu spät erfolgt) an diejenigen, die auch die Einladung zum Meeting erhalten haben gesendet werden.
Mit der Beschlussfassung scheidet der Direktor im Innenverhältnis aus, im Außenverhältnis scheidet er mit Abgabe des Formulars D2A und Eintragung im Companies Registry aus.
