Gründung eines Hubs in Asien: Wo und warum das für ein Unternehmen sinnvoll sein kann

I. Einleitung

 

1. Übersicht

Nachdem die Erholung der europäischen und amerikanischen Wirtschaft seit der Fi­nanzkrise nur langsam voran kommt, erwä­gen immer mehr Unternehmen (vor allem auch mittelständische Unternehmen und nicht mehr nur multinationale Konzerne) die Gründung von Gesellschaften in Asien, die sie als Hub (Zentrale oder Knotenpunkt) für ihre Ge­schäfte in Asien nutzen können. Viele dieser Unternehmen haben bereits ein gewisses Maß an Erfahrungen in Asien gesammelt, da sie ihre Produkte dort einkaufen bzw. ver­kaufen.

 

Entgegen der noch immer weit verbreiteten Ansicht besteht Asien nicht aus einem einzi­gen großen Markt, vielmehr muss jedes Land für sich einzeln betrachtet werden. Nach unserer langjährigen Erfahrung hat je­des Land seine Vor- und Nachteile. Er­folg auf dem thailändischen Markt bedeutet nicht zwangsläufig auch auf anderen Märk­ten Asiens erfolgreich zu sein. Augenschein­lich ist China der größte und reizvollste Markt für Geschäfte in Asien. Nichtsdesto­trotz kann es sich je nach Wirtschaftszweig lohnen, Länder wie Vietnam oder Kam­bod­scha genauer anzusehen, die aufgrund der stei­genden Kosten in China immer attrak­ti­ver werden.

 

Aufgrund der durchaus großen Unter­schiede zwischen den asiatischen Ländern macht es Sinn, einen Hub in Asien zu gründen, von dem aus die Ge­schäfte in Asien kontrolliert werden und der als Verbindungsstelle zum Hauptsitz in Eu­ropa fungiert. Der folgende Newsletter soll einen Überblick darüber geben, warum ein sol­cher Asien-Hub sinnvoll ist und wel­che Funktionen der Hub überhaupt überneh­men darf. Des Weiteren wird ver­sucht, den besten Ort für die Gründung ei­nes solchen Hubs zu ermitteln.

 

2. Zu bedenkende Gesichtspunke

• Finanzen: Möglichkeiten, Finanzstrukturen und Cash Pooling anzubie­ten;
• Human Resources („HR“): Suchen und Verwalten von hochqualifizierten Arbeitnehmern, so­wie die Mög­lichkeit, ihnen Ausbildungen an den verschiedenen Standorten zu bie­ten;
• Intellectual Property („IP“) Rights:

 

Registrierung und Lizenzierung dieser Rechte, was ei­nen zusätzlichen, nahezu steuerfreien Ge­winn schaffen kann;

 

• Logistik: Möglichkeit des Abschlus­ses von Hauptverträgen mit großen Lo­gis­tikern, um bessere Tarife zu bekom­men;
• Versicherung: Abschluss von Hauptverträgen mit diversen Risikoversicherun­gen, um bessere Tarife zu bekommen;
• Marketing: Erstellung und Organisa­tion von Marketing Strategien in Zusam­menarbeit mit internationalen, in Asien erfahrenen Marketingagenturen;
• IT-Strukturen: Organisation von zent­ralen Servern sowie einem zentralen Support, nicht nur im Bezug auf SAP;
• Zentralisierter Einkauf bzw. Ver­kauf: Zentralisierung von Ein- und Ver­kauf mit der Möglichkeit, die daraus ge­ne­rierten Gewinne soweit wie möglich in Hongkong als offshore zu deklarieren und so Steuern zu sparen.

 

II. Funktionen des Asien Hubs

 

Bei der Gründung einer asiatischen Zentrale sollten folgende Tätigkei­ten und Faktoren bedacht werden und vor allem auch die Möglichkeit, diese vom europäi­schen Hauptquartier nach Asien zu verlegen:

 

1. Finanzen

Die asiatische Zentralgesellschaft kann Finanz­aufgaben der europäischen Zentrale übernehmen. Das kann zum Beispiel soweit gehen, dass  der Hub Kredite vom euro­päi­schen Hauptsitz erhält und diese an die Ge­sell­schaften in den jeweiligen Ländern ver­teilt. Außerdem kann der Hub auch selbst Kre­dite bei Banken aufnehmen und diese dann den asi­atischen Gesellschaften ge­währen.

 

Das Hub Office kann ebenso das Cash Poo­ling für die Tochtergesellschaften in Asien übernehmen. Das bedeutet, dass gemäß ei­ner Profit-Transfer-Vereinbarung zwischen den Gesellschaften in den jeweiligen Län­dern (z.B. Vietnam, Thailand, Korea etc.) und dem Hub Office die Tochtergesell­schaft Überschusse an liquiden Mitteln täg­lich oder einmal pro Woche an das Hub Office transferiert, von wo aus diese dann problemlos weiter nach Eu­ropa transferiert werden können (entspre­chende Cash-Pooling-Vereinbarung vorausgesetzt).

 

Der Vorteil sowohl für das lokale Office als auch für das Hauptquartier wäre dabei, dass ein transparenter Überblick über die finan­zielle Situa­tion in den asiatischen Tochtergesell­schaften besteht und, wenn nö­tig, einzelne Ge­sellschaften bei finanziel­len Problemen schnell unterstützt werden können. Au­ßer­dem kann die Hauptniederlas­sung die aus Asien er­halte­nen Gelder über Nacht für Investiti­onen am Kapitalmarkt nutzen und dann anschlie­ßend am nächsten Tag wie­der weiter transfe­rieren.

 

2. Human Resources („HR“)

Auch im Bereich Human Resources kann das Hub Office der Muttergesellschaft dien­lich sein. Im Gegen­satz zu lokalen Headhun­tern, die lediglich den loka­len Arbeitsmarkt bear­beiten und kennen, ist es für das Hub Office möglich, in ganz Asien nach gut ausgebildetem Personal zu su­chen und dieses dann im Anschluss in die unterschiedlichen Länder zu ent­senden. Mit dem Transfer von solchen Mitar­beitern wäre auch der Transfer von Wissen verbun­den, indem z.B. eine Füh­rungskraft, die erfolg­reich ein Büro in Thai­land eröffnet hat, nach Vietnam entsendet wird, um dort ein weiteres Büro zu eröff­nen. Weitere Vor­teile sind aber auch da­durch gegeben, dass gut aus­gebildetes Perso­nal, das seit mehre­ren Jah­ren für das Unternehmen tätig ist, ohne weiteres in das Hub Office entsendet werden kann, um dort die Koordination der lokalen Gesellschaften vorzunehmen. Zum Beispiel kann ein Mitar­beiter, der die Buch­haltung in mehreren loka­len Tochtergesell­schaften aufge­baut hat, in das Hub Office transferiert werden, von wo aus er dann die Buchhal­tung der gesam­ten asiatischen Gesell­schaf­ten überwacht, da er mit den Ei­genheiten der unterschiedli­chen Länder ver­traut ist.

 

Eine andere Möglichkeit, die HR Funktio­nen im Hub Office zu zentralisieren, wäre das Anbieten von Schulungen für das lokale Personal. Damit kann gewährleistet werden, dass derselbe hohe Standard in allen Gesell­schaften be­steht, was wiederum enorme Kos­ten sparen kann.

 

3. IP- Rechte

Ein weiterer Vorteil des Hub Office be­steht in der Lizensierung von IP Rechten (In­tellectual Property Rights). So kann zum Beispiel die Muttergesell­schaft dem Hub Of­fice bestimmte IP-Rechte übertra­gen. Da IP-Rechte sowie deren Schutz und die Verwal­tung in Asien und insbesondere in China ein sehr heikles Thema sind, macht es Sinn, die IP- Rechte soweit wie möglich den ent­spre­chen­den Gesellschaften vor Ort zu über­tra­gen und nicht beim Hauptquartier in Eu­ropa oder den USA zu belas­sen, wo die Mitar­beiter möglicherweise nur wenig Er­fahrung mit der Ver­wal­tung von IP-Rechten in Asien ha­ben.

 

Darüber hinaus kann gerade durch die Über­tragung und Lizensierung von IP-Rech­ten zusätzlicher Gewinn generiert wer­den. Wenn das Hub Office IP-Rechte den je­weiligen Gesellschaften überträgt, müssen diese dafür dann Li­zenzgebühren bezahlen. Die Lizenzverträge können dann wiederum so struktu­riert werden, dass das Hub Office die Lizenzgebühren na­hezu steuer­frei emp­fängt.

 

4. Logistik

Das Hub Office in Asien hat die Möglich­keit, einen Hauptvertrag mit einem oder mehre­ren großen Logistikanbietern zu schlie­ßen, um so bessere Konditionen aushan­deln zu können. Dies beruht auf der Idee, dass,  wenn mög­lich, ein einzelner Dienstleistungs­anbieter die meisten bzw. alle logistischen Leistun­gen für sämtliche Nie­derlassungen in Asien erbringt. Die einzel­nen asiatischen Gesell­schaften könn­ten dann unter diesem Haupt­vertrag eigene Verträge mit dem Logistiker ab­schließen und dabei Preisvorteile erzielen. Der weitere Vorteil, wenn alle Gesellschaf­ten denselben Logistiker in An­spruch neh­men, besteht in der Effizienz und Schnellig­keit mit der ein An­bieter mit ein­heitlichem System in den un­terschiedli­chen Ländern die logistischen Leistungen erbringen kann. Darüber hinaus ermöglicht eine solche Rege­lung eine wesent­lich einfa­chere Überwa­chung der Vor­gänge in Asien durch die Logistikabtei­lung im Hub Office.

 

5. Versicherung

Das Hub Office kann sich ebenso um eine einheitliche und umfassende Versicherung kümmern, die sämtliche Gesellschaften in Asien umfasst. Die Bandbreite der Versiche­rungen ist beliebig und reicht von Kranken- und Unfallversicherung bis zu Büro-, Feuer- und Transportversicherungen.

 

Wie beim Hauptvertrag bezüglich logisti­scher Dienstleistungen, ist das Hub Office auch hier in der Lage, bessere Tarife bei der Versiche­rungsgesellschaft auszuhandeln.

 

Wei­terhin be­steht die Möglichkeit, im An­schluss die Ver­waltung der Versicherungen insoweit zu zentralisieren, so dass sich eine Abteilung im Hub Office um sämtliche Versi­cherungen kümmert. Diese Abteilung hätte die nötige Übersicht um alle Versiche­rungen effizient zu koordinieren, was wie­derum Arbeitskraft und Kosten sparen würde.

 

6. Marketing

Marketing-Aktivitäten, die vom Hub Office aus organisiert werden, stellen eine einheitli­che Marketing-Strategie der einzelnen Län­der in ganz Asien sicher, was besonders wich­tig ist, wenn die Unternehmensgruppe ihre Produkte unter einem einheitlichen Na­men oder Logo vertreibt. Gerade in einem sol­chen Fall ist ein homogenes Auftreten un­verzichtbar.

 

Um den Wiedererkennungswert eines Unter­nehmens bei Kunden zu erhöhen, kann es auch ratsam sein, Werbekampagnen in ganz Asien zu starten. Aber auch wenn eine Kampagne nicht für ganz Asien geplant ist, macht eine zentrale Marketingstrategie Sinn, da Kampagnen, die bereits in einigen Län­dern erfolgreich waren, in anderen Län­dern gestartet werden können.

 

Es kann auch hier von Vorteil sein, dass das Hub Office einen Ver­trag mit einer internatio­nalen Marketingagen­tur abschließt, um bessere Ta­rife für die Gesellschaft aushan­deln zu kön­nen, anstatt in jedem Land eine lokale Agentur zu beauftragen. Der Vorteil an inter­nationalen bzw. Asien-weit tätigen Marke­tingagenturen liegt darin, dass sie nicht nur über internationales Know-how ver­fügen, sondern auch in den je­weiligen Län­dern die lokalen Märkte ken­nen.

 

7. Steuern und Abschlussprüfung

Eine andere Funktion, die zentral vom Hub Office übernommen werden kann, besteht in der Revision und Abschlussprüfung (Au­dit) der einzelnen Gesell­schaften. Diese zent­rale Audit Abtei­lung ist dafür zuständig, dass die Buchfüh­rung in allen Gesellschaf­ten ordnungsgemäß erfolgt und ist darüber hinaus dafür verant­wortlich, dass die einzel­nen Gesellschaften die relevanten Informatio­nen zeitgerecht an das Hub Of­fice schicken, wo sie dann für die Erstellung des Jahresberichts der jeweili­gen Gesell­schaft verwendet werden können. Ein ein­heit­liches System (wie z.B. SAP) für alle Ge­sellschaften vereinfacht den Informationspro­zess noch einmal erheblich.

 

Des Weiteren kann ein Auditor bestellt wer­den, welcher für die ganze asiatische Region zuständig ist, um wiederum bessere Konditio­nen zu erhalten und das Auditing und den Jahresabschluss effizienter zu gestal­ten und zeitnah die Bilanz an die euro­päische Muttergesellschaft zu übermitteln.

 

8. IT

Auch sämtliche IT-Strukturen können über die zentralen Server eines Hub Office lau­fen. Eine zentrale IT-Abteilung kann sich so­wohl um sämtliche Server der einzelnen Ge­sellschaften als auch um deren Verknüp­fung mit dem Hub Office kümmern. Dies er­möglicht einzelnen Gesellschaften, ihre Da­ten auf einem zentralen Server zu spei­chern und zu sichern und gibt automatisch  Zugriff auf die Daten aller Gesellschaften. Eine derart schlanke Struktur hilft Kosten und vor allem Arbeitskräfte zu sparen, da es kein eigenes IT Team für jedes Land bräuchte. Nichtsdestotrotz sollte es in je­dem Land ein oder zwei Mitarbeiter geben, die sich mit dem System auskennen, um vor allem kleinere Probleme (wie z.B. Verbin­dungsprobleme) lösen zu können. Alle ande­ren, umfangreicheren Aspekte könnten an die IT-Abteilung im Hub Office weiterge­leitet werden, die von dort aus auf den lokalen Ser­ver zugreifen kann.

 

Zusätzlich können auch noch Kosten ge­spart werden, wenn die Abwicklung des Ein­kaufs von IT Soft- und Hardware zent­ral vom Hub Office aus verwaltet wird.

 

Ein gutes Beispiel dafür ist die Verwendung von SAP für die Rechnungslegung. Ange­nommen sämtliche Gesellschaften in Asien benutzen SAP, dann kann diese Aufgabe vom Hub Office übernommen werden. Ein einheitliches System hilft dabei, Informatio­nen unmittelbar verarbeiten zu können ohne irgendwelche Kompatibilitätsprob­leme, was wiederum Zeit und Kosten spart.

 

9. Zentraler Einkauf und/oder Verkauf

Geht man davon aus, dass das Hub Office auch für den gesamten Ein­kauf/Verkauf der asiatischen Gesellschaften ver­antwortlich ist, dann können noch wei­tere Vorteile für die Unternehmensgruppe ge­neriert werden. Die Idee ist, dass sämtli­che Gesellschaften ihre Waren an das Hub Of­fice verkaufen, von wo aus sie dann wie­der weiter an Dritte nach Amerika oder Eu­ropa verkauft werden können. Auf der ande­ren Seite kann das Hub Office als Einkäu­fer für Rohstoffe für die einzelnen Ge­sellschaften dienen und diese an die Gesell­schaften verkaufen bzw. vertreiben. Eine solche Struktur kann zusätzli­che steuer­sparende Effekte haben, wenn z.B. Hongkong als Ort für das Hub Of­fice ausge­wählt wird, da für das Hub Of­fice die Vorteile von Hongkong als Niedrig­steuer­land gelten würden und bestimmte Ge­winne in Hongkong nicht steu­erpflichtig wären.

 

Gewinne, die vollständig außerhalb Hong­kongs gene­riert wurden (sog. „offshore profits“), sind in Hong­kong grundsätzlich nicht steuer­pflich­tig. Wenn eine aktive Hongkong-Gesell­schaft solche Offshore-Gewinne gene­riert, kann sie diese im Anschluss als in Hong­kong steuerfreie Di­videnden an Gesell­schaften in anderen Län­dern ausschüt­ten, da es in Hongkong keine Quel­lensteuer auf Dividenden gibt.

 

In jedem Fall sollte aber bei der Gestaltung der Kaufverträge zwischen den einzelnen Ge­sellschaften darauf geachtet werden, dass diese einem Fremdvergleich (gleiche Regeln und vor allem gleiche Preise zwischen den ver­bundenen Gesellschaften wie zwischen fremden Dritten) standhalten, da ansonsten die Gefahr besteht, dass die Steuer­behörden diese Verträge nicht anerken­nen.

 

Beispiel:

Bestimmte Ersatzteile könnten über das Hong­konger Büro in Asien gekauft oder ver­kauft werden. Auch wenn die Bestimmun­gen über Verrechnungspreise beachtet wer­den müssen, wäre immerhin noch eine Ge­winnspanne von 5% bis 10% möglich.

 

III. Wo kann die Gründung erfol­gen?

 

Generell macht die Gründung eines Hub Of­fice in Hongkong oder in Singapur am meisten Sinn.

Beide Länder sind für ihre Rechtssicherheit und die effiziente und transparente Verwal­tung bekannt. Die Gründung einer Gesell­schaft ist in beiden Jurisdiktionen innerhalb von sieben bis zehn Werktagen möglich, wo­bei der Prozess relativ einfach ist. Des Weiteren ist auch die Verwaltung der Ge­sell­schaft in beiden Jurisdiktionen über­schau­bar und mit verhältnismäßig geringem Aufwand verbunden. Nichtsdestotrotz gibt es zwischen den beiden Städten auch Unter­schiede, über die sich Unternehmer im Kla­ren sein sollten, bevor sie die Entscheidung tref­fen, an welchem Ort sie ein Hub Office grün­den.

 

1. Singapur

Arbeitnehmer und Arbeitgeber müssen in Sin­gapur relativ hohe Beitragszahlungen an die Sozialversiche­rung leisten, was sich dann auch auf die Gehälter und die Kos­ten für Mitarbeiter auswirkt. Dementspre­chend muss in Singapur mit höhe­ren Löhnen als in Hongkong gerechnet werden. Ein weiterer Nachteil an Singapur be­steht darin, dass grundsätzlich alle Ein­künfte, die ein Un­ternehmen mit Sitz in Singa­pur er­zielt, dort auch steuerpflichtig sind, ungeach­tet des­sen, wo diese Einkünfte er­zielt wurden. Ge­rade wenn beabsichtigt ist, die regionalen Kaufverträge über ein Hub Of­fice in Singapur abzuwickeln, kön­nen hohe Steuerlasten für das Hub Office ent­ste­hen.

 

2. Hongkong

Einer der größ­ten Standortvorteile Hong­kongs zeich­net sich da­durch aus, dass Ge­winne, die voll­ständig außerhalb Hongkongs generiert werden, in Hongkong nicht steuerpflichtig sind (siehe Section 14 (1) der Inland Reve­nue Ordi­nance), was eine steuersparende Strukturie­rung des Asien-Geschäfts ermög­licht. Wird davon ausgegangen, dass die Ver­träge außer­halb Hongkongs abgeschlos­sen und komplett außerhalb von Hongkong vollzo­gen wurden, sind die Ge­winne, die aus sol­chen Verträgen generiert wurden, in Hong­kong grundsätzlich nicht steuerpflich­tig. Ob solche Gewinne woanders besteuert wer­den, hängt immer von der jeweiligen Jurisdik­tion ab, theoretisch ist es allerdings möglich, solche Gewinne nach Hongkong zu trans­ferieren um dort von dem Hongkon­ger Steuersystem zu profitieren.

 

Ein weiterer Vorteil Hongkongs liegt in der geographischen Nähe zu China. China weist als mittlerweile zweitgrößte Volkswirtschaft der Welt und einem Markt von 1,3 Milliar­den Einwohnern sehr viel Potential und Nach­frage nach Hochtechnologiegütern auf, wovon Hongkong als direkter Nachbar und Freihafen in hohem Maße profitiert. Die Ströme fließen aber nicht nur in eine Rich­tung, vielmehr investiert China seine im­men­sen Devisenreserven immer mehr in Eu­ropa und vor allem in Deutschland und oftmals werden die Zahlungsströme hierbei über Hongkong abgewickelt.

 

Hinsichtlich der Geographie ist zu beachten, dass China von Hongkong aus auf dem Land­weg innerhalb von 45 Minuten erreicht werden kann. Direkt hinter der Grenze befin­det sich Shenzhen, eine Stadt, die in den letzten 20 Jahren eine rasante Entwick­lung von ei­ner verschlafenen Kleinstadt mit 200.000 Ein­wohner zur mittlerweile reichs­ten Stadt Chinas mit einer Einwohnerzahl von mehr als 15 Millionen Menschen erfah­ren hat.

 

Außerdem kann man von Hongkong aus alle wichtigen Städte in China wie z.B. Pe­king, Shanghai, Chengdu, etc. innerhalb von 3 Stunden per Flugzeug erreichen.

 

Auch versucht die chinesische Regierung den internationalen Handel zu verstärken und entwickelt Hongkong deshalb zu einem RMB Handelszentrum, was für eine Gesell­schaft in Hongkong bedeutet, dass es relativ einfach ist, Zahlungen in RMB nach China zu tätigen bzw. Zahlungen aus China zu emp­fangen, ohne dass diese zuerst in eine Fremdwährung konvertiert werden müssten. Sobald sich das Geld dann auf einem Bank­konto in Hongkong befindet, kann es belie­big in jede der großen Währungen umgewech­selt (USD, EUR, AUD, HKD, GBP, CHF) und im Anschluss ohne jegliche Beschränkungen in andere Länder transfe­riert werden.

 

IV. Zusammenfassung

 

Durch die Gründung eines Hub Office in Asien, welches die Gesellschaften in Asien zentral leitet und deren Tätigkeiten koordi­niert, ist es möglich Synergien zu schaffen. Nichtsdestotrotz sollte man bedenken, dass eine solche Gründung mit Zeitaufwand und Kosten verbunden ist, unabhängig von dem Ort des Büros.

 

Es ist offensichtlich, dass es für jede Gesell­schaft, die international tätig ist, fast schon Pflicht ist, ein regionales Hub Office zu grün­den, um durch Konzentration, Zentra­lisa­tion und Organisation Synergien zu erzie­len und Ideen, Werte, Personen und Wis­sen auszutauschen und so die Mittel der Gesellschaft voll auszunutzen. Hierfür eig­nen sich Singapur oder Hongkong am bes­ten. Singapur wird wohl einen Vorteil im Hin­blick darauf haben, dass der Lebensstil und -wandel etwas europäischer geprägt ist und es sich so leichter einleben lässt.

 

Dar­über hinaus haben die lokalen Mitarbei­ter in Singapur wohl bessere Englischkennt­nisse und eine etwas höhere Schulbildung im Ver­gleich zu Hongkong. Sollte sich die Ge­sell­schaft darüber hinaus mehr auf die süd­ostasia­tischen Märkte (z.B. Indien) kon­zentrie­ren wollen, wird Singapur wohl Hong­kong vorzuziehen sein. Andererseits spricht für Hongkong die Nähe zu China und die höhere Einwohnerzahl (Hongkong ca. 8 Mio., Singapur ca. 4 Mio.), was für ei­nen breiter gefächerten Arbeitsmarkt spricht. An­gesichts der immensen Geld- und Waren­ströme die über Hongkong nach China hinein (China Inbound) und über Hongkong aus China heraus (China Out­bound) fließen, spricht dann aber doch wohl viel für Hongkong als Standort, wenn man an diesen Strömen direkt am „Puls“ sein will; dies trotzdem, dass Hong­kong inzwi­schen in Betracht auf Büromie­ten (und  Wohnungs­mieten) zu den teuersten Städten der Welt zählt. Es gilt auch noch zu beden­ken, dass China dreimal mehr Einwoh­ner hat als der gesamte Rest von Asien (exklu­sive Indien) zusammen.

 

Wenn man  die Größe der Wirtschaft und das Potential von Asien zurzeit und in der Zu­kunft betrachtet, wird man früher oder spä­ter zu dem Schluss kommen, dass an der Gründung einer Gesellschaft in Hongkong oder Singapur kein Weg vorbei führt.